Vilkårene beskriver, hvad I får, hvad I selv er ansvarlige for – herunder jeres data, GPS-tracking og opbevaring – og hvordan vi samarbejder. Databehandleraftalen er en del af vilkårene.
1.13SA Group, København, Danmark (“3SA Manager”, “vi”, “os”) stiller den cloud-baserede softwareløsning 3SA Manager til rådighed for erhvervskunder (“Kunden”). Løsningen omfatter planlægning, timeregistrering, løn- og regnskabsoverblik, kunde- og medarbejderstyring, kundeportal, chat, GPS-tracking, partnermails og integrationer (samlet “Tjenesten”).
1.2Disse vilkår og betingelser (“Vilkårene”) gælder for Kundens og Kundens autoriserede brugeres adgang til og brug af Tjenesten, herunder administratorer, medarbejdere, der bruger medarbejder-appen, og Kundens egne kunder og samarbejdspartnere, der får adgang til kundeportalen (“Brugere”).
1.3Tjenesten er udelukkende rettet mod erhvervsdrivende. Ved at oprette en organisation, logge ind eller anvende Tjenesten accepterer Kunden Vilkårene. Den person, der accepterer på Kundens vegne, indestår for at have bemyndigelse hertil.
1.4Vilkårene suppleres af databehandleraftalen i afsnit 9, som udgør en integreret del af aftalen mellem Parterne, og af vores privatlivspolitik.
2.1Vi leverer Tjenesten som en standardiseret softwareløsning (SaaS) via internettet. Kunden vælger selv, hvilke funktioner (moduler) der skal være aktive for Kundens organisation. Funktioner kan tilføjes og fjernes løbende.
2.2Adgang sker via personlige logins. Kunden er ansvarlig for at tildele, administrere og lukke adgange for egne Brugere, for at logins holdes fortrolige, og for al aktivitet, der foretages med Kundens logins. Kunden skal straks underrette os, hvis der er mistanke om uautoriseret adgang.
2.3Kunden skal selv sørge for internetforbindelse, enheder og browsere, der opfylder vores til enhver tid gældende minimumskrav. Medarbejder-appen kører i telefonens browser og kan tilføjes til hjemmeskærmen.
2.4Vi tilstræber en oppetid på 99,5 % målt på månedsbasis, eksklusive planlagt vedligeholdelse, som så vidt muligt varsles og lægges uden for normal arbejdstid. Vi kan ikke garantere, at Tjenesten er fejlfri eller uafbrudt.
2.5Vi kan løbende videreudvikle, ændre og forbedre Tjenesten. Væsentlige ændringer, der forringer funktionalitet, som Kunden betaler for, varsles med mindst 30 dage.
3.1Kunden ejer og er dataansvarlig for alle oplysninger, som Kunden og Kundens Brugere lægger ind i Tjenesten, herunder oplysninger om Kundens medarbejdere, kunder, arbejdssteder, opgaver, timer, løn, billeder og positionsdata (“Kundedata”). Vi behandler Kundedata alene som databehandler på Kundens vegne, jf. afsnit 9.
3.2Kunden er ansvarlig for, at Kunden har det fornødne retsgrundlag til at behandle Kundedata i Tjenesten, for at oplysningerne er korrekte, og for at Kundens brug af Tjenesten overholder gældende lovgivning, herunder databeskyttelsesforordningen (GDPR), databeskyttelsesloven, bogføringsloven, ansættelsesretlige regler og overenskomster.
3.3Tjenesten er ikke designet til at opbevare følsomme personoplysninger (GDPR art. 9), fx helbredsoplysninger, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, religion eller etnisk oprindelse, og heller ikke oplysninger om strafbare forhold. Kunden må ikke registrere sådanne oplysninger i fritekstfelter, noter, chat, billeder eller andre steder i Tjenesten. Fraværsregistrering skal ske med neutrale kategorier (fx “fravær” eller “sygdom” uden diagnose eller årsag).
3.4CPR-numre må kun registreres på medarbejdere, hvor det er nødvendigt til løn- og indberetningsformål, og kun i de felter, der er beregnet til det. CPR-numre må ikke angives om Kundens kunder eller i fritekst.
3.5Kunden skal sikre, at Kundens medarbejdere og kunder er informeret om, at deres oplysninger behandles i Tjenesten, herunder i overensstemmelse med GDPR art. 13 og 14. Vi stiller skabelontekster til rådighed, som Kunden kan tilpasse.
3.6Kunden må ikke bruge Tjenesten til ulovlige formål, til at krænke tredjemands rettigheder, til at omgå sikkerhedsforanstaltninger, til at belaste Tjenesten urimeligt eller til at udvikle et konkurrerende produkt. Vi kan suspendere adgange, der misbruges, efter forudgående varsel, hvor det er muligt.
4.1GPS-tracking er en valgfri funktion, som er slået fra som standard. Kunden beslutter selv, om funktionen skal aktiveres, og er dataansvarlig for den behandling, der følger af det.
4.2Når GPS-tracking er aktiveret, registreres positionen fra medarbejderens enhed ved start og afslutning af en opgave og, afhængigt af Kundens opsætning, løbende mens en opgave er i gang. Positionen registreres aldrig uden for en aktiv opgave og aldrig i medarbejderens fritid.
4.3Kunden er ansvarlig for, at brugen af GPS-tracking, tidsregistrering, tjek-ind/tjek-ud og billeddokumentation overholder gældende regler om kontrolforanstaltninger på arbejdspladsen, herunder at foranstaltningen har et sagligt og driftsmæssigt formål, er proportional, ikke er krænkende, og at medarbejderne er informeret på forhånd (som udgangspunkt mindst 6 uger før iværksættelse, medmindre formålet forspildes, eller andet følger af overenskomst). Kunden bør også inddrage samarbejdsudvalg eller tillidsrepræsentanter, hvor det er relevant.
4.4Positionsdata, tidsstempler og billeder må kun anvendes til de formål, Kunden har oplyst medarbejderne om, fx planlægning, dokumentation over for kunder, timeregistrering og lønkontrol. Oplysningerne må ikke anvendes til systematisk overvågning af medarbejdernes adfærd ud over dette.
4.5Positionsdata slettes automatisk efter den opbevaringsperiode, der er fastsat i Tjenesten (som udgangspunkt 90 dage), medmindre Kunden har et konkret, dokumenteret behov for længere opbevaring, fx i forbindelse med en tvist. Billeder og tidsregistreringer opbevares som en del af opgavedokumentationen, jf. afsnit 5.
4.6Vi stiller en varslingstekst til rådighed, som Kunden kan bruge over for medarbejderne, når funktionen aktiveres. Teksten er vejledende og erstatter ikke Kundens egen vurdering eller juridisk rådgivning.
5.1Kundedata opbevares, så længe Kundens abonnement er aktivt, og slettes eller tilbageleveres i overensstemmelse med afsnit 11, når aftalen ophører.
5.2Kunden er ansvarlig for at fastlægge opbevaringsperioder for Kundedata i overensstemmelse med lovgivningen. Som vejledende udgangspunkt gælder: bogføringsmateriale, herunder fakturaer, løngrundlag og godkendte timeregistreringer, skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører (bogføringsloven); oplysninger om ansættelsesforhold opbevares normalt i op til 5 år efter fratrædelse; positionsdata slettes efter kort tid, jf. afsnit 4.5; oplysninger om ansøgere og personer uden aktivt forhold til Kunden slettes, når formålet er opfyldt.
5.3Tjenesten indeholder funktioner til sletning af medarbejdere, kunder, opgaver og registreringer samt automatisk sletning af positionsdata. Kunden er ansvarlig for at anvende disse funktioner og for at foretage sletning, når der ikke længere er et sagligt formål med opbevaringen.
5.4Sletning i Tjenesten er endelig for Kunden. Slettede oplysninger kan dog fortsat forekomme i vores sikkerhedskopier i op til 30 dage, hvorefter de overskrives.
6.1Kunden kan give egne kunder og samarbejdspartnere adgang til kundeportalen. Kunden bestemmer, hvilke oplysninger der vises for den enkelte portalbruger, og er ansvarlig for, at portalbrugere kun ser oplysninger om egne arbejdssteder, og at videregivelsen er lovlig.
6.2Oplysninger om Kundens medarbejdere, der vises i kundeportalen (fx navn på den medarbejder, der har udført en opgave), skal begrænses til det nødvendige. Positionsdata vises ikke i kundeportalen.
6.3Kunden kan forbinde Tjenesten til tredjepartssystemer, fx e-conomic, e-mailudbydere og 3SA Dialer. Brugen af disse er underlagt tredjepartens egne vilkår, og Kunden er ansvarlig for de adgangsnøgler, Kunden opretter og udleverer. API-nøgler kan til enhver tid tilbagekaldes af Kunden i Tjenesten.
7.1Priserne fremgår af det tilbud, Kunden har modtaget, og afregnes pr. bruger pr. måned ekskl. moms. Kundens egne kunder i kundeportalen tæller ikke som brugere. Vejledende startpris fremgår af hjemmesiden.
7.2Demo og onboarding er gratis. Betaling påbegyndes først, når Tjenesten er taget i drift, efter nærmere aftale mellem Parterne. Fakturering sker månedligt forud med 8 dages betalingsfrist, medmindre andet er aftalt.
7.3Ved for sen betaling kan vi opkræve rente og rykkergebyr efter renteloven. Ved væsentlig betalingsmisligholdelse kan vi efter skriftligt varsel på 14 dage suspendere adgangen til Tjenesten, indtil betaling er sket. Kundedata slettes ikke ved suspension.
7.4Vi kan regulere priserne med 30 dages skriftligt varsel til udgangen af en måned. Prisreguleringer som følge af ændringer i tredjepartsomkostninger eller lovgivning kan gennemføres med samme varsel.
8.1Alle rettigheder til Tjenesten, herunder software, design, varemærker, dokumentation og videreudviklinger, tilhører 3SA Group eller vores licensgivere. Kunden opnår en ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig brugsret til Tjenesten i aftaleperioden.
8.2Kunden bevarer alle rettigheder til Kundedata. Vi opnår alene ret til at behandle Kundedata i det omfang, det er nødvendigt for at levere Tjenesten, jf. afsnit 9.
8.3Vi kan anvende anonymiserede og aggregerede oplysninger, der ikke kan henføres til Kunden eller fysiske personer, til statistik og forbedring af Tjenesten.
9.1Kunden er dataansvarlig, og 3SA Group er databehandler for de personoplysninger, der indgår i Kundedata. Dette afsnit udgør Parternes databehandleraftale i henhold til GDPR art. 28, stk. 3.
9.2Vi behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra Kunden. Vilkårene, Kundens opsætning af Tjenesten (herunder valg af moduler og aktivering af GPS-tracking) og Kundens brug af Tjenestens funktioner udgør Kundens instruks. Vi underretter Kunden, hvis vi vurderer, at en instruks er i strid med lovgivningen.
9.3Behandlingen omfatter levering, drift, support og sikring af Tjenesten. Kategorier af registrerede: Kundens medarbejdere og administratorer, Kundens kunder og disses kontaktpersoner samt samarbejdspartnere. Kategorier af oplysninger: identifikations- og kontaktoplysninger, medarbejdernummer, stilling, lønsats og arbejdstid, CPR-nummer (kun hvor Kunden har registreret det til lønformål), opgaver, tids- og tjek-ind-registreringer, billeder taget på opgaver, positionsdata (kun ved aktiveret GPS-tracking), chatbeskeder samt oplysninger i fritekstfelter. Behandlingen varer, så længe aftalen løber, og indtil Kundedata er slettet eller tilbageleveret.
9.4Vi sikrer, at personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger, har forpligtet sig til fortrolighed. Adgang til Kundedata gives kun til medarbejdere, der har behov for det i forbindelse med drift og support, og logges.
9.5Vi gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, jf. GDPR art. 32, herunder: kryptering af data under transport (TLS) og i hvile; logisk adskillelse af hver kundes organisation med adgangskontrol på rækkeniveau i databasen; rollebaseret adgang og personlige logins; daglig sikkerhedskopiering med 30 dages opbevaring; logning af administrative handlinger; sikker håndtering af API-nøgler (kun hash gemmes); og automatisk sletning af positionsdata.
9.6Kunden giver os en generel godkendelse til at anvende underdatabehandlere. Vi anvender på tidspunktet for aftalens indgåelse følgende underdatabehandlere: hosting- og databaseleverandør (Supabase, EU-region Irland, via Lovable Cloud); e-mailudsendelse af logins og notifikationer (Resend); kortvisning (Carto, kun kortbaggrund, ingen Kundedata overføres). Hvis Kunden selv aktiverer integrationer (fx e-conomic, Gmail eller 3SA Dialer), er disse leverandører selvstændige modtagere efter Kundens valg og ikke vores underdatabehandlere.
9.7Vi underretter Kunden skriftligt mindst 30 dage før tilføjelse eller udskiftning af en underdatabehandler. Kunden kan gøre indsigelse inden fristens udløb; kan Parterne ikke finde en løsning, kan Kunden opsige aftalen uden yderligere omkostninger. Vi pålægger underdatabehandlere de samme databeskyttelsesforpligtelser, som gælder for os.
9.8Kundedata opbevares og behandles i EU/EOES. Sker der overførsel til et land uden for EU/EOES, sikres et gyldigt overførselsgrundlag, fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller en tilstrækkelighedsafgørelse (herunder EU-U.S. Data Privacy Framework), og Kunden informeres.
9.9Vi bistår Kunden med at besvare anmodninger fra registrerede (indsigt, berigtigelse, sletning, dataportabilitet mv.), bl.a. gennem Tjenestens eksport- og sletningsfunktioner, og med Kundens forpligtelser efter GDPR art. 32-36, herunder konsekvensanalyser, i det omfang det er nødvendigt og rimeligt. Bistand ud over Tjenestens standardfunktioner kan faktureres efter medgået tid.
9.10Vi underretter Kunden uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter, at vi er blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden, der vedrører Kundedata, med de oplysninger Kunden har brug for til sin eventuelle anmeldelse til Datatilsynet og underretning af de registrerede.
9.11Vi stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelse af art. 28, til rådighed og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, foretaget af Kunden eller en revisor bemyndiget af Kunden, med rimeligt varsel og højst en gang årligt, medmindre en tilsynsmyndighed kræver andet.
9.12Ved aftalens ophør sletter eller tilbageleverer vi efter Kundens valg alle personoplysninger, jf. afsnit 11, medmindre EU-retten eller dansk ret kræver opbevaring.
10.1Parterne er ansvarlige efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, der følger af dette afsnit.
10.2Vi er ikke ansvarlige for indirekte tab, herunder driftstab, tabt fortjeneste, tab af data (ud over hvad der skyldes vores manglende overholdelse af afsnit 9), tab af goodwill eller krav fra tredjemand, medmindre tabet skyldes grov uagtsomhed eller forsæt.
10.3Vores samlede ansvar over for Kunden er begrænset til et beløb svarende til de seneste 12 måneders betalte vederlag for Tjenesten. Begrænsningen gælder ikke ved grov uagtsomhed, forsæt eller ansvar, der ikke kan begrænses efter ufravigelig lovgivning.
10.4Kunden er ansvarlig for Kundedata og for Kundens Brugeres anvendelse af Tjenesten og skal holde os skadesløs for krav fra tredjemand, herunder tilsynsmyndigheder, der skyldes Kundens overtrædelse af Vilkårene eller lovgivningen, fx ulovlig overvågning af medarbejdere eller registrering af følsomme oplysninger i strid med afsnit 3.
10.5Vi er ikke ansvarlige for forhold uden for vores rimelige kontrol (force majeure), herunder nedbrud hos underleverandører, internetudbydere, cyberangreb trods passende sikkerhed, strejke, myndighedsindgreb og lignende.
10.6Tjenesten leverer beregninger og overblik (fx løngrundlag, timer og fortjeneste) på baggrund af Kundens egne data og opsætning. Kunden er ansvarlig for at kontrollere grundlaget, før det anvendes til lønudbetaling, fakturering eller indberetning.
11.1Aftalen løber, indtil den opsiges. Kunden kan opsige med en måneds varsel til udgangen af en måned. Vi kan opsige med tre måneders varsel til udgangen af en måned. Der er ingen bindingsperiode, medmindre andet fremgår af Kundens tilbud.
11.2Hver Part kan hæve aftalen ved den anden Parts væsentlige misligholdelse, som ikke er afhjulpet senest 14 dage efter skriftligt påkrav. Vi kan desuden suspendere adgangen straks, hvis Kundens brug udgør en sikkerhedsrisiko eller er i åbenbar strid med lovgivningen.
11.3Ved ophør kan Kunden i op til 30 dage eksportere Kundedata fra Tjenesten i et almindeligt, maskinlæsbart format (fx CSV). Vi bistår på anmodning mod betaling efter medgået tid.
11.4Ved opsigelse sættes Kundens organisation i opsagt tilstand, hvor Brugere ikke kan logge ind, men hvor Kundedata bevares uændret i 6 måneder. I denne periode kan Kunden gendanne organisationen ved henvendelse til os. Efter 6 måneder slettes organisationen og alle Kundedata, herunder logins, permanent. Kunden er selv ansvarlig for forinden at have eksporteret materiale, som Kunden er forpligtet til at opbevare, fx bogføringsmateriale.
11.5Kunden kan til enhver tid anmode om, at organisationen slettes straks i stedet for efter 6 måneder.
12.1Parterne skal behandle oplysninger om den anden Parts forretningsforhold, priser, kunder og tekniske løsninger fortroligt og må ikke videregive dem til tredjemand uden samtykke, medmindre det kræves efter lov eller myndighedskrav. Forpligtelsen gælder i aftaleperioden og i 3 år derefter.
13.1Vi kan ændre Vilkårene med 30 dages skriftligt varsel via e-mail til Kundens administrator eller via besked i Tjenesten. Ændringer, der alene er til Kundens fordel, eller som skyldes lovkrav, kan træde i kraft straks. Fortsat brug af Tjenesten efter varslets udløb udgør accept af ændringerne. Kunden kan opsige aftalen til ændringernes ikrafttræden, hvis Kunden ikke kan acceptere dem.
14.1Aftalen er underlagt dansk ret. Enhver tvist, der udspringer af aftalen, skal søges løst ved forhandling. Lykkes det ikke, afgøres tvisten ved Københavns Byret som første instans, med udelukkelse af danske lovvalgsregler og FN's konvention om internationale løsørekøb (CISG).
