Sådan behandler vi personoplysninger på hjemmesiden og i 3SA Manager – og hvad der gælder, når det er jeres virksomhed, der er dataansvarlig for oplysningerne i systemet.
1.1Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan 3SA Group, København, Danmark (“vi”, “os”) behandler personoplysninger i forbindelse med hjemmesiden 3samanager.io og softwareløsningen 3SA Manager.
1.2Kontakt vedrørende personoplysninger: hello@3samanager.io.
1.3Politikken skelner mellem to situationer: (a) oplysninger, hvor vi selv er dataansvarlig (besøgende på hjemmesiden, demo-anmodninger, kundekontakter og administratorbrugere), og (b) oplysninger, som vores kunder lægger ind i 3SA Manager, hvor kunden er dataansvarlig, og vi er databehandler.
2.1Når du besøger 3samanager.io, behandler vores hostingleverandør tekniske oplysninger som IP-adresse, browsertype, tidspunkt og de sider, du besøger, i serverlogs af hensyn til drift og sikkerhed (GDPR art. 6, stk. 1, litra f). Logs opbevares i op til 30 dage.
2.2Hjemmesiden anvender ikke marketing- eller trackingcookies. Vi gemmer alene en teknisk indstilling i din browser (fx valg af lys eller mørk visning), som ikke identificerer dig og ikke deles med andre.
2.3Når du anmoder om en demo eller kontakter os, behandler vi navn, virksomhed, e-mail, telefonnummer, antal medarbejdere og de valg, du har foretaget i “Byg din pakke”, for at kunne kontakte dig, afholde demoen og udarbejde et tilbud (art. 6, stk. 1, litra b og f). Formularen afsendes via vores hostingleverandør (Netlify). Oplysningerne opbevares i op til 12 måneder efter seneste kontakt, medmindre der indgås en aftale.
2.4Når en virksomhed bliver kunde, behandler vi kontaktoplysninger på virksomhedens kontaktpersoner og administratorer (navn, e-mail, telefon, rolle) samt aftale- og faktureringsoplysninger for at opfylde aftalen, yde support og fakturere (art. 6, stk. 1, litra b og c). Fakturaoplysninger opbevares i 5 år efter regnskabsårets udløb i henhold til bogføringsloven; øvrige kundeoplysninger slettes senest 3 år efter aftalens ophør.
2.5Vi logger administrative handlinger i 3SA Manager (fx oprettelse af organisationer, API-nøgler og ændring af status) af hensyn til sikkerhed og dokumentation (art. 6, stk. 1, litra f). Loggen opbevares i op til 2 år.
2.6Vi videregiver kun oplysninger til leverandører, der behandler dem på vores vegne (hosting, e-mail, formularmodtagelse, regnskab), og til myndigheder, hvor vi er forpligtet til det.
3.1Virksomheder, der bruger 3SA Manager, registrerer oplysninger om deres medarbejdere, kunder, arbejdssteder og opgaver i løsningen. For disse oplysninger er virksomheden (vores kunde) dataansvarlig, og vi behandler dem alene efter kundens instruks som databehandler. Behandlingen er reguleret af databehandleraftalen i vores vilkår og betingelser.
3.2Er du medarbejder hos, eller kunde hos, en virksomhed, der bruger 3SA Manager, skal du derfor rette henvendelse til den virksomhed, hvis du vil udøve dine rettigheder (indsigt, berigtigelse, sletning m.v.). Vi hjælper vores kunde med at besvare din henvendelse.
3.3Typiske oplysninger, som kunder behandler i 3SA Manager: navn, kontaktoplysninger, medarbejdernummer, stilling, lønsats og arbejdstid; opgaver, planlagte og registrerede timer; tjek-ind og tjek-ud med tidsstempel; billeder taget på opgaver; positionsdata, hvis kunden har aktiveret GPS-tracking; chatbeskeder; samt oplysninger om kundens kunder, der vises i kundeportalen.
3.4Vi har indrettet løsningen, så følsomme oplysninger ikke skal registreres, og vores vilkår forbyder vores kunder at registrere følsomme personoplysninger og oplysninger om strafbare forhold i løsningen.
4.1GPS-tracking er slået fra som standard og aktiveres kun af den enkelte virksomhed. Når funktionen er aktiv, registreres positionen fra medarbejderens telefon ved start og afslutning af en opgave og, afhængigt af opsætningen, undervejs i opgaven. Der registreres ikke position uden for en aktiv opgave.
4.2Virksomheden er forpligtet til at informere sine medarbejdere, før funktionen tages i brug, og til kun at bruge oplysningerne til de oplyste formål, fx planlægning, dokumentation over for kunder og kontrol af registrerede timer.
4.3Positionsdata slettes automatisk i løsningen efter kort tid (som udgangspunkt 90 dage). Tidsregistreringer og billeder indgår i opgavedokumentationen og opbevares efter virksomhedens opbevaringsperioder, der bl.a. følger af bogføringsloven.
5.1Alle data i 3SA Manager opbevares hos vores hostingleverandør i EU (Irland). Data krypteres under transport og i hvile, hver virksomheds data er logisk adskilt, adgang kræver personligt login, og der tages daglig sikkerhedskopi, som opbevares i 30 dage.
5.2Vores underdatabehandlere fremgår af databehandleraftalen i vilkårene. Anvender vi en leverandør uden for EU/EOES, sikres et gyldigt overførselsgrundlag.
5.3Når en virksomheds aftale ophører, bevares dens data i 6 måneder i opsagt tilstand, så aftalen kan genoptages, hvorefter alle data slettes permanent, medmindre lovgivningen kræver længere opbevaring.
6.1Du har efter databeskyttelsesforordningen ret til indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, ret til berigtigelse, sletning og begrænsning af behandling, ret til dataportabilitet og ret til at gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af vores legitime interesse. Har du givet samtykke, kan det til enhver tid trækkes tilbage med virkning for fremtiden.
6.2Henvendelse om dine rettigheder sendes til hello@3samanager.io. Vedrører henvendelsen oplysninger, som en af vores kunder har registreret om dig i 3SA Manager, videresender vi den til kunden som dataansvarlig.
6.3Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, www.datatilsynet.dk, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine oplysninger.
7.1Vi opdaterer denne politik, når vores behandling eller lovgivningen ændrer sig. Den gældende version findes altid på 3samanager.io/privatlivspolitik med dato for seneste opdatering øverst.
